Rynek usług księgowych cały czas się rozrasta. Powstają nowe biura rachunkowe, które pomiędzy sobą konkurują cenami. Stąd także ceny księgowych usług nie idą w górę. Firmy, które zajmują się obsługą księgową i rachunkową na co dzień poszukują kolejnych rozwiązań, które pozwolą im na osiągnięcie realnych oszczędności czasu, a do tego także pieniędzy. Jedną z nich jest OCR w księgowości. Sprawdźmy co to takiego oraz kto powinien skorzystać z takiego rozwiązania.
Księgowość wielu osobom kojarzy się z rachunkowością, żmudną pracą oraz zmieniającymi się procedurami oraz obowiązującym prawem. Można się po części z tym zgodzić, ale na pewno nie zgodzimy się z tym, że księgowość jest trudna. Obecny rynek daje nam szansę na to, aby księgowość była łatwa i zrozumiała dla wszystkich z nas.
Jak to jest możliwe? Wystarczy, że otworzymy się na nowe rozwiązania, jak OCR w księgowości.
Na samym początku wyjaśnijmy sobie, że skrót OCR oznacza rozpoznawanie optyczne znaków. Jego zadaniem jest rozpoznanie tekstu z dokumenty bądź zdjęcia zeskanowanego, co możliwe jest dzięki zastosowaniu metod z zakresu rozpoznawania wzorców. Skanowanie faktur OCR polega na niczym innym jak na oczytaniu odpowiednich elementów faktury, jak: numer faktury, dane kontrahenta, termin płatności, data wystawienia, kwoty netto, kwoty VAT, kwoty brutto oraz stawki VAT.
W ten sposób rozczytane dane musimy jedynie zweryfikować oraz wybrać samodzielnie odpowiedni księgowy schemat. Tym samym praca ludzka nie polega już na wprowadzaniu żmudnym danych, tylko jest oparta na wiedzy w jaki sposób konkretny dokument zaksięgować.
Gdy interesuje nas OCR w księgowości, to potrzebny jest skaner w biurze rachunkowym. Musi to być taki skaner, który posiada funkcję rozpoznawania tekstu. Pracownik o znacznie niższych kompetencjach może zostać zaangażowany do ułożenia oraz także zeskanowania dokumentu. Klienci coraz częściej nie chcą przekazywać wszelkich dokumentów w formie papierowej i przesyłają już pliki zeskanowane. Jest to niezmiernie wygodne jeśli księgowy otrzyma jedne bądź dwa pliki ze wszelkimi dokumentami w sposób zbiorczy. Trudniej gdy klient na przykład przesyła trzydzieści plików i to w oddzielnych wiadomościach mailowych. W tym przypadku bardzo ważna jest odpowiednia organizacja pracy. Księgowy na bieżąco załączać może pliki do specjalnego systemu, a po zakończonym miesiącu może zaznaczyć wszystkie i dosłownie jednym kliknięciem zlecić do rozczytania, a następnie do księgowania.
OCR w księgowości to także możliwość dodania wyjątku na podstawie pliku wgranego. Praca księgowej będzie jeszcze prostsza, gdy dane biuro rachunkowe korzysta z automatycznego OCR. Wówczas OCR działa cały czas "w tle". Polega to na niczym innym jak na tym, że klient zamieszcza dokumenty na dysku Dropbox, który jest podpięty do księgowego systemu, a automat przetwarza samodzielne dane i tworzy robocze wersje wydatków bez dodatkowej księgowej ingerencji. Dzięki temu, wszyscy pracownicy biura rachunkowego oszczędzają czas, który jest potrzebny na przetworzenie danych w przypadku OCR podstawowego. Oszczędność czasu jest widoczna przy znacznie większej ilości klientów oraz testach efektywności w skali w zasadzie całego kraju.
OCR w księgowości to także możliwość udostępniania faktur w formie zdjęć. Kolejna możliwość, która cieszy się coraz większą popularnością wśród nowoczesnych klientów jest skanowanie faktur telefon przy pomocy aplikacji typu Microsoft Office Lens oraz camskanner. Do tego dochodzi także przesyłanie ich do folderu na dysku Google Drive bądź Dropbox, które są zintegrowane z księgowym systemem. Aplikacje do skanowania są takie przydatne, ponieważ powodują rozjaśnienie dokumentu, bądź wyprostowanie skanu jeśli zdjęcie zrobione zostało pod kątem odpowiednim. Dzięki temu rozpoznawanie automatyczne faktur jest o wiele bardziej skuteczne.
Program do księgowości dla księgowych pozwala na w pełni realne oszczędności. Przede wszystkim w przypadku klientów, u których się operuje na skanach dokumentów, nie ma żadnej potrzeby ich drukowania. Rozpoznawanie automatyczne faktur pozwala nam na wypracowanie takowego procesu księgowego, który to omija konieczność tworzenia papierowej wersji. Przekłada się to na oszczędność papieru, toneru oraz do tego dochodzi jeszcze zmniejszenie eksploatacji biurowego sprzętu.
Jak widzimy OCR w księgowości jest naprawdę przydatne. Wiąże się to na pewno ze sporym ułatwieniem oraz także równie dużymi oszczędnościami. Nie ma co dłużej zwlekać na zdecydowanie się na ten system księgowy.
