Praca z dokumentacją nie kończy się na jej archiwizacji. Konieczne jest także zniszczenie po upływie terminu przedawnienia bądź innego wynikającego z przepisów prawa. Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zapewnić bezpieczeństwo w procesie utylizacji dokumentów i nośników danych. Jak to zrobić?
Niszczenie dokumentów w siedzibie firmy ma miejsce niezwykle rzadko. Powodem jest brak odpowiedniej infrastruktury, która służyłaby do utylizacji dużej ilości papieru. Kluczowe jest więc zorganizowanie bezpiecznego transportu do miejsca docelowego - zwykle jest to siedziba lub oddział firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów. Należy kolejno:
* składować dokumenty tak, aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu (dobrze sprawdza się tutaj system bezpiecznych pojemników),
* zabezpieczyć dokumenty na etapie przenoszenia do samochodu,
* wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za ich transport,
* zadbać o to, aby dokumenty trafiły bezpośrednio do niszczarki (dzięki temu nie mają do nich dostępu osoby postronne).
Przedsiębiorcy powinni wybrać firmę usługową działającą w ich rejonie tak, aby nie było konieczności transportowania dokumentów w odległe zakątki kraju. Krótsza trasa to większy poziom bezpieczeństwa.
Bezpieczne niszczenie nośników danych, w tym papieru czy dysków twardych, odbywa się z użyciem zaawansowanych technologicznie sprzętów. Nie są to biurowe niszczarki ani powszechnie dostępne urządzenia. Z tego też powodu zdecydowana większość firm nie jest w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa zarówno w trakcie niszczenia dokumentów, jak i w późniejszym okresie. Ścinki papieru muszą być na tyle małe, aby niemożliwe było ich odtworzenie, natomiast niszczenie dysków twardych to przede wszystkim demagnetyzacja, która blokuje dostęp do danych. Wszystkie urządzenia zaangażowane w proces utylizacji muszą spełniać określone normy. Już sam zakup odpowiedniego sprzętu to duże wyzwanie dla osoby, która nie jest zaznajomiona bliżej z tematem.
Jeśli samodzielnie niszczymy dokumenty w firmie, warto upewnić się, czy wszelkie dane zostały odpowiednio zabezpieczone. Sprawdźmy procedury, a więc i dostępność dokumentów dla osób postronnych. Gdy zbyt wielu pracowników jest zaangażowanych w proces utylizacji, poziom bezpieczeństwa spada. Ponadto sprawdzamy, czy użytkowane przez nas urządzenia posiadają odpowiednie certyfikaty. Muszą być zgodne nie tylko z RODO, ale przede wszystkim z normami międzynarodowymi. Warto przy tym pamiętać, że twierdzenie „zgodny z RODO” to często hasło marketingowe, ponieważ rozporządzenie nie daje konkretnych wskazówek dotyczących tego, w jaki sposób dokumenty powinny być niszczone. Niestety, w wielu firmach nie funkcjonują odpowiednie zabezpieczenia danych w procesie niszczenia, dlatego dobrym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym. Warto wybrać partnera, który na co dzień zajmuje się utylizacją dokumentów, dysponują najwyższej jakości sprzętem.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz