Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy?

Częścią prawidłowego i efektywnego zarządzania pracownikami powinno być m.in. prowadzenie ewidencji czasu pracy. Pozwala to monitorować wydajność pracowników, przyspiesza prace administracyjne i kadrowe, a także umożliwia skuteczniejsze przestrzeganie przepisów. Sprawdź już teraz, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy.

Najważniejsze zasady ewidencji czasu pracy

Na początek musisz wiedzieć, że bardzo ważne staje się dopasowanie ewidencji czasu pracy do formy zatrudnienia pracowników – B2B, umowa o pracę czy umowa zlecenia. W każdej firmie powinna być prowadzona miesięczna ewidencja czasu pracy pracowników, która dokumentuje to, ile godzin zatrudniona osoba przepracowała w tym okresie, należy uwzględnić, czy to były dni robocze, czy święta lub niedziele. W razie zwolnień chorobowych również należy zapisać je w ewidencji czasu pracy. To na podstawie ewidencji czasu pracy obliczane zostaje wynagrodzenie pracownika.

Oto 4 zasady, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy:

• Zasada 1. –  Forma ewidencji czasu pracy powinna być dopasowana do potrzeb firmy, specyfiki branży i wielkości przedsiębiorstwa. W średnich i dużych firmach konieczne staje się wykorzystanie metod elektronicznych, które będą w tym przypadku znacznie skuteczniejsze i efektywniejsze. Więcej informacji na temat pomocnego narzędzia do monitorowania czasu pracy pracowników znajdziesz np. na tej stronie https://nicesoft.pl/monitoring-czasu-pracy-pracownicy/. 
• Zasada 2. – Ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie informacje jak liczba przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczba godzin, którą pracownik przepracował w godzinach nocnych, w święta czy w niedziele. Warto uwzględnić także dane na temat nadgodzin, liczby dyżurów, dni wolnych oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
• Zasada 3. – Pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy przez 10 lat.
• Zasada 4. – Pracodawca może skorzystać z jednej z dwóch form ewidencji czasu pracy – papierową lub elektroniczną.

Ewidencja czasu pracy w firmie – jaką formę wybrać?

Skoro pracodawca może wybrać formę prowadzenia ewidencji, to warto zwrócić uwagę na zalety i wady obu rozwiązań. Najpierw przeanalizujmy korzyści, jakie zapewnia elektroniczna ewidencja, która staje się coraz popularniejsza. Zaletą tego rozwiązania jest bezpieczeństwo danych, automatyzacja obowiązków oraz możliwość skuteczniejszego zarządzania i kontrolowania pracowników. Dziś do wyboru mamy wiele narzędzi do prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy, np. w branży produkcyjnej warto zwrócić uwagę na rozwiązanie dostępne na tej stronie https://nicesoft.pl/monitoring-czasu-pracy-gniazda-produkcja/. 

Papierowa lista obecności może sprawdzić się w przypadku zatrudnienia niewielkiej liczby pracowników. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby dokumentacja była odpowiednio zabezpieczona przed uszkodzeniem i jej utratą. To tańsza forma, ale przy okazji stwarza ryzyko dotarcia do niepowołanych osób, a także zwiększa ilość pracy księgowych czy pracowników kadr.