Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stało się faktem dla wielu przedsiębiorców. W związku z tym zastanawiają się oni, czy papierowe faktury całkowicie zniknęły z obiegu. Jak wygląda ta kwestia? Czy e-faktury w KSeF zastąpiły tradycyjne, papierowe dokumenty? Czy możliwe jest anulowanie faktury w tym systemie? Jak przebiega nadawanie uprawnień do KSeF? Sprawdźmy!

Krajowy System e-Faktur a faktury papierowe

Jeśli chodzi o KSeF a faktury papierowe, jest to kwestia intrygująca wiele osób. Przepisy wskazują, że faktura jest dokumentem sprzedaży w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei faktura strukturalna jest dokumentem wystawionym z użyciem KSeF wraz z numerem identyfikującym. Do końca stycznia 2026 roku przedsiębiorcy mieli możliwość wystawiania faktur papierowych, także poza KSeF. Od 1 lutego do 31 marca 2026 podatnicy obowiązkowo korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur mogą tworzyć faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży z podatkiem nie przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Od 1 lutego 2026 obowiązek ten objął firmy, które w 2024 roku uzyskały wartość sprzedaży powyżej 200 mln złotych, a pozostałe przedsiębiorstwa będą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. 

Nadawanie uprawnień administratora KSeF

Kolejna ważna kwestia to nadawanie uprawnień administratora KSeF. Dzięki przepisom wiemy, że nadawanie, odbieranie lub zmiana uprawnień jest dokonywana poprzez oprogramowanie interfejsowe, dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl. Z tego systemu korzystać mogą nie tylko osoby fizyczne, lecz także podmioty inne niż osoby fizycznej. W takim wypadku konieczne jest uwierzytelnienie się podatnika w KSeF, a potem można przypisać innym użytkownikom takie uprawnienia, zależnie od ich ról. Pamiętajmy o tym, że uzyskanie uprawień wymaga wskazania następujących informacji:

• NIP podatnika,
• dane osoby fizycznej lub podmiotu, któremu nadajemy uprawienia (NIP lub PESEL osoby fizycznej, imiona i nazwiska, data urodzenia, numer i seria dowodu osobistego, dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby (gdy podpis nie zawiera NIP-u lub PESEL-u),
• rodzaj uprawnienia,
• informacja, czy osoba fizyczna lub podmiot, której nadajemy uprawnienia, jest przedstawicielem podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy.

Nadawanie lub odbieranie uprawnień do KSeF może odbywać się papierowo, z użyciem formularza ZAW-FA. Takie rozwiązanie jest dostępne jedynie dla podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się w elektronicznych sposób. 

Anulowanie faktury w KSeF - czy jest możliwe?

Czy możliwe jest KSeF odrzucenie faktury? Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Czynność wystawiania faktury natomiast jest rozumiana jako sporządzenie dokumentu i przekazanie go nabywcy. Podczas przekazania dokumentu nabywcy, faktura zostaje wprowadzona do obrotu prawnego. Niekiedy jednak zdarza się, że po wystawieniu dokumentu dochodzi do sytuacji mających wpływ na treść faktury lub faktura zawiera błędy. Co wtedy zrobić? Ustawodawca daje nam możliwość skorygowania faktury poprzez wystawienie faktury korygującej. Zgodnie z ustawą o VAT, faktura korygująca może być sporządzona w razie zaistnienia zdarzeń, które wystąpiły po wystawieniu pierwotnej faktury! W przypadku, gdy:

• zmianie uległa podstawa opodatkowania lub kwota podatku na fakturze,
• dokonano zwrotu nabywcy części lub całości zapłaty,
• dokonano zwrotu podatnikowi opakowań lub towarów,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Warto podkreślić, że przed wysyłką do Krajowego Systemu e-Faktur, każdy dokument przechodzi weryfikację struktury logicznej, dzięki czemu użytkownicy mają pewność, że faktury wysyłane do KSeF spełniają konkretne wytyczne.